Thành Lập Chi Nhánh Công Ty

Khi doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường, tăng khả năng tiếp cận khách hàng hoặc tổ chức hoạt động kinh doanh tại một khu vực mới, thành lập chi nhánh công ty là một trong những phương án đáng cân nhắc. Tuy nhiên, để chi nhánh hoạt động hợp pháp, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy định về tên gọi, ngành nghề, người đứng đầu, hồ sơ đăng ký và nghĩa vụ thuế.

Trong bài viết này, Kế Toán DHP hướng dẫn chi tiết điều kiện, hồ sơ, thủ tục và chi phí thành lập chi nhánh công ty theo quy định hiện hành, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trước khi mở rộng hoạt động kinh doanh.

1. Chi nhánh công ty là gì và khi nào nên thành lập?

Chi nhánh công ty là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập để thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng kinh doanh theo phạm vi được công ty giao. Chi nhánh không có tư cách pháp nhân riêng, ngành nghề hoạt động phải phù hợp với ngành nghề của doanh nghiệp và công ty chủ quản chịu trách nhiệm về hoạt động của chi nhánh.

Doanh nghiệp nên thành lập chi nhánh công ty khi muốn mở rộng hoạt động sang khu vực mới, trực tiếp bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ tại địa điểm khác nhưng chưa cần thành lập một công ty độc lập.

2. Điều kiện thành lập chi nhánh công ty

Để thực hiện điều kiện thành lập chi nhánh đúng quy định, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến tư cách hoạt động, tên gọi, ngành nghề, người đứng đầu và các vấn đề về thuế.

2.1 Về tư cách hoạt động

Chi nhánh được thành lập bởi doanh nghiệp và hoạt động với tư cách là một đơn vị phụ thuộc.

Doanh nghiệp có quyền thành lập một hoặc nhiều chi nhánh trong nước hoặc nước ngoài theo quy định pháp luật. Việc tổ chức, quản lý và phạm vi hoạt động của chi nhánh do doanh nghiệp quyết định nhưng phải phù hợp với quy định hiện hành.

Chi nhánh chỉ nên bắt đầu hoạt động sau khi doanh nghiệp đã hoàn thành thủ tục đăng ký và được cơ quan có thẩm quyền ghi nhận theo quy định.

2.2 Quy định về đặt tên chi nhánh và văn phòng đại diện

Tên chi nhánh cần đảm bảo đúng nguyên tắc đặt tên theo pháp luật doanh nghiệp.

Thông thường, tên chi nhánh phải bao gồm: Tên doanh nghiệp + cụm từ “Chi nhánh”.

Ví dụ: CÔNG TY TNHH ABC – CHI NHÁNH TP.HCM

Tên chi nhánh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu theo quy định. Ngoài tên bằng tiếng Việt, doanh nghiệp có thể đăng ký tên chi nhánh bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt nếu đáp ứng điều kiện pháp luật. Khi đặt tên, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp hồ sơ nhằm hạn chế trường hợp hồ sơ phải sửa đổi hoặc bổ sung.

2.3 Ngành nghề kinh doanh của chi nhánh

Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, trước khi đăng ký thành lập chi nhánh, doanh nghiệp nên kiểm tra lại danh sách ngành nghề hiện có.

Nếu doanh nghiệp dự kiến để chi nhánh thực hiện một hoạt động nhưng ngành nghề đó chưa thuộc phạm vi kinh doanh của công ty, doanh nghiệp có thể cần thực hiện thủ tục bổ sung ngành nghề trước hoặc đồng thời xử lý các thủ tục liên quan tùy trường hợp.Đối với ngành, nghề kinh doanh có điều kiện, chi nhánh cũng phải đáp ứng các điều kiện tương ứng trong quá trình hoạt động.

2.4 Người đứng đầu chi nhánh

Doanh nghiệp cần chỉ định người đứng đầu chi nhánh và kê khai thông tin người này trong hồ sơ đăng ký hoạt động.

Người đứng đầu chi nhánh chịu trách nhiệm điều hành hoạt động tại chi nhánh trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn được doanh nghiệp giao hoặc ủy quyền.

Doanh nghiệp nên lựa chọn người có đủ năng lực quản lý và xây dựng rõ phạm vi ủy quyền để hạn chế rủi ro trong quá trình ký kết hợp đồng, giao dịch và thực hiện các công việc phát sinh tại chi nhánh.

2.5 Nghĩa vụ thuế và tài chính

Sau khi thành lập, doanh nghiệp cần xác định phương thức tổ chức kế toán và nghĩa vụ thuế của chi nhánh.

Tùy thuộc vào mô hình hoạt động, địa điểm, phương thức hạch toán và hoạt động thực tế, chi nhánh có thể phát sinh các nghĩa vụ liên quan đến:

• Lệ phí môn bài trong trường hợp thuộc diện phải nộp.
• Thuế giá trị gia tăng.
• Thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động.
• Hóa đơn điện tử.
• Kê khai và thực hiện các nghĩa vụ thuế khác theo hoạt động thực tế.

Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến thủ tục đăng ký ban đầu mà cần xây dựng phương án kế toán – thuế phù hợp ngay từ khi chuẩn bị mở chi nhánh.

3. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty

Để quá trình thành lập chi nhánh công ty diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu. Tùy theo loại hình doanh nghiệp và trường hợp cụ thể, thành phần giấy tờ có thể có một số khác biệt.

3.1 Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh

Khi mở chi nhánh tại tỉnh, thành phố khác nơi đặt trụ sở chính, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ cơ bản sau:

• Thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh theo mẫu quy định;
• Quyết định thành lập chi nhánh của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị tùy loại hình doanh nghiệp;
• Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh đối với trường hợp doanh nghiệp thuộc loại hình phải tổ chức họp;
• Thông tin/giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh trong trường hợp pháp luật yêu cầu;
• Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục nếu người nộp hồ sơ không phải người có thẩm quyền trực tiếp thực hiện.

Do chi nhánh hoạt động tại địa phương khác trụ sở chính, doanh nghiệp cũng nên xác định trước phương thức hạch toán và nghĩa vụ kê khai thuế để thuận tiện cho quá trình vận hành sau khi thành lập.

3.2 Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cùng tỉnh

Trường hợp chi nhánh đặt cùng tỉnh, thành phố với trụ sở chính, hồ sơ thành lập chi nhánh về cơ bản gồm:

• Thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh;
• Quyết định về việc thành lập chi nhánh theo thẩm quyền của doanh nghiệp;
• Biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị nếu thuộc trường hợp cần có;
• Thông tin/giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh theo quy định áp dụng;
• Văn bản ủy quyền nếu doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân khác thực hiện thủ tục.

Lưu ý: Hồ sơ thực tế có thể khác nhau tùy doanh nghiệp là công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên hay công ty cổ phần. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra đúng biểu mẫu và thành phần hồ sơ tương ứng trước khi nộp để hạn chế việc phải sửa đổi, bổ sung nhiều lần.

4. Trình tự và thủ tục thành lập chi nhánh công ty

Thủ tục thành lập chi nhánh hiện nay có thể được thực hiện thông qua phương thức trực tiếp, dịch vụ bưu chính hoặc môi trường điện tử tùy quy định và hệ thống tiếp nhận hồ sơ tại thời điểm thực hiện.

4.1 Các bước thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh

Quy trình cơ bản có thể thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Xác định thông tin chi nhánh: Doanh nghiệp cần chốt các thông tin gồm tên chi nhánh, địa chỉ đặt chi nhánh, ngành nghề hoạt động, người đứng đầu và phạm vi hoạt động dự kiến.
• Bước 2: Thông qua việc thành lập chi nhánh: Tùy loại hình doanh nghiệp, chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị tiến hành thông qua và ban hành quyết định thành lập chi nhánh.
• Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh: Doanh nghiệp soạn đầy đủ thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh, quyết định thành lập, biên bản họp nếu có, giấy tờ của người đứng đầu và văn bản ủy quyền trong trường hợp cần thiết.
• Bước 4: Nộp hồ sơ đăng ký: Hồ sơ được nộp đến cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền bằng phương thức trực tiếp, qua bưu chính hoặc trực tuyến theo quy định tại thời điểm thực hiện.
• Bước 5: Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra hồ sơ: Sau khi tiếp nhận, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ được thông báo để sửa đổi hoặc bổ sung.
• Bước 6: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh: Khi hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh theo quy định.
• Bước 7: Hoàn tất thủ tục sau khi thành lập: Doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các công việc cần thiết như treo biển hiệu, kê khai thuế, đăng ký hóa đơn điện tử, lao động và hoàn thiện giấy phép con nếu ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

4.2 Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện

Doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ theo quy định và nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền hoặc gửi thông qua dịch vụ bưu chính.

Khi nộp hồ sơ, người thực hiện cần đảm bảo đầy đủ giấy tờ, thông tin và văn bản ủy quyền nếu thuộc trường hợp được ủy quyền.

Đối với hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xử lý trong thời hạn theo quy định. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp được thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

4.3 Trường hợp đăng ký qua mạng sử dụng chữ ký số công cộng

Doanh nghiệp có thể thực hiện đăng ký hoạt động chi nhánh qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp trực tuyến.

Quy trình cơ bản:

• Chuẩn bị hồ sơ điện tử.
• Đăng nhập hệ thống đăng ký doanh nghiệp.
• Kê khai đầy đủ thông tin.
• Tải các tài liệu cần thiết lên hệ thống.
• Ký xác thực hồ sơ bằng chữ ký số theo phương thức hệ thống hỗ trợ.
• Nộp hồ sơ.
• Theo dõi thông báo xử lý.
• Sửa đổi, bổ sung nếu có yêu cầu.
• Nhận kết quả khi hồ sơ hợp lệ.

Ưu điểm của hình thức trực tuyến là doanh nghiệp có thể chủ động thực hiện thủ tục mà không cần trực tiếp đến cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

4.4 Trường hợp đăng ký qua mạng sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh

Trước đây, tài khoản đăng ký kinh doanh là phương thức được sử dụng phổ biến trong quá trình nộp hồ sơ điện tử.

Tuy nhiên, hệ thống và cơ chế xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đã có nhiều thay đổi theo quy định mới. Vì vậy, khi thực hiện thủ tục năm 2026, doanh nghiệp nên kiểm tra phương thức đăng nhập, định danh và xác thực đang được Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hỗ trợ tại thời điểm nộp hồ sơ.

Không nên áp dụng máy móc hướng dẫn cũ vì có thể dẫn đến sai quy trình hoặc mất thời gian chuẩn bị tài khoản không còn phù hợp.

5. Chi phí và các khoản thuế cần biết khi mở chi nhánh

Bên cạnh hồ sơ pháp lý, chi phí thành lập chi nhánh và nghĩa vụ thuế sau khi đi vào hoạt động là vấn đề doanh nghiệp cần dự toán ngay từ đầu.

5.1 Chi phí thành lập chi nhánh công ty năm 2026

Tổng chi phí thành lập chi nhánh công ty có thể dao động khoảng 900.000 – 4.000.000 đồng, tùy vào nhu cầu sử dụng con dấu, biển hiệu, chữ ký số và hóa đơn điện tử của chi nhánh. 

Khoản chi phí	Mức tham khảo
Lệ phí đăng ký doanh nghiệp	25.000 đồng/lần trong năm 2026
Đăng ký qua mạng điện tử	Miễn lệ phí đăng ký
Phí công bố nội dung đăng ký	100.000 đồng/lần
Khắc dấu chi nhánh	Khoảng 200.000 – 500.000 đồng
Làm biển hiệu chi nhánh	Khoảng 200.000 – 500.000 đồng
Chữ ký số riêng cho chi nhánh	Khoảng 1.000.000 – 2.000.000 đồng tùy nhà cung cấp và thời hạn
Hóa đơn điện tử	Khoảng 300.000 – 1.000.000 đồng tùy gói và số lượng hóa đơn
Dịch vụ thành lập chi nhánh	Tùy đơn vị cung cấp và phạm vi công việc
Tổng	900.000 – 4.000.000 đồng

Lưu ý: Mức trên chưa bao gồm phí thuê dịch vụ thành lập chi nhánh, tiền thuê địa điểm, trang thiết bị, nhân sự và các chi phí vận hành sau khi chi nhánh đi vào hoạt động. 

5.2 Lệ phí môn bài và các loại thuế phải nộp

Sau khi chi nhánh đi vào hoạt động, nghĩa vụ thuế cần được xác định căn cứ vào hoạt động thực tế và phương thức tổ chức của chi nhánh.

Một số nghĩa vụ thường được doanh nghiệp quan tâm gồm:

• Lệ phí môn bài: Chi nhánh thuộc đối tượng xem xét nghĩa vụ lệ phí môn bài theo quy định hiện hành. Doanh nghiệp cần kiểm tra trường hợp được miễn và thời điểm phát sinh nghĩa vụ để kê khai, nộp đúng quy định. 
• Thuế giá trị gia tăng: Nếu chi nhánh trực tiếp kinh doanh, bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ thì có thể phát sinh nghĩa vụ liên quan đến thuế GTGT. Cách kê khai phụ thuộc vào mô hình hoạt động và phương thức hạch toán của chi nhánh. 
• Thuế thu nhập doanh nghiệp: Nghĩa vụ thuế TNDN của chi nhánh cần được xác định dựa trên phương thức hạch toán, hoạt động tạo doanh thu và quy định về khai, nộp thuế áp dụng cho doanh nghiệp và đơn vị phụ thuộc. 
• Thuế thu nhập cá nhân: Nếu chi nhánh có nhân viên và trực tiếp chi trả tiền lương, tiền công thì có thể phát sinh trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế TNCN theo quy định.
• Hóa đơn điện tử: Chi nhánh có hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ cần xác định phương án sử dụng hóa đơn điện tử phù hợp với mô hình hoạt động và quy định về hóa đơn.

6. Dịch vụ thành lập chi nhánh công ty trọn gói Kế Toán DHP

Bạn đang muốn thành lập chi nhánh công ty nhưng chưa biết chuẩn bị hồ sơ gì và chưa viết cách lựa chọn hạch toán ra sao, cách thực hiện những thủ tục thuế nào? Thì Kế Toán DHP sẽ hỗ trợ trực tiếp từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi hoàn tất thủ tục, giúp doanh nghiệp hạn chế việc hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung nhiều lần.

Khi sử dụng dịch vụ chủng tôi, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ như sau:

• Kiểm tra thông tin trước khi làm hồ sơ: tên, địa chỉ, ngành nghề và người đứng đầu chi nhánh.
• Soạn đầy đủ hồ sơ: thông báo, quyết định, biên bản và các giấy tờ cần thiết theo từng loại hình doanh nghiệp.
• Đại diện thực hiện thủ tục: nộp hồ sơ và theo dõi quá trình xử lý theo phạm vi được ủy quyền.
• Hỗ trợ xử lý hồ sơ: trường hợp cơ quan đăng ký yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
• Bàn giao kết quả: sau khi hoàn tất đăng ký hoạt động chi nhánh.
• Hướng dẫn sau thành lập: tư vấn các công việc cần thực hiện về thuế, kế toán và hóa đơn.

Qua những nội dung trên, có thể thấy thành lập chi nhánh công ty không chỉ dừng lại ở việc chuẩn bị một bộ hồ sơ. Doanh nghiệp còn cần xác định đúng điều kiện, thực hiện đúng trình tự đăng ký, dự trù chi phí và chuẩn bị các vấn đề về thuế – kế toán sau khi chi nhánh đi vào hoạt động. Chuẩn bị kỹ ngay từ đầu sẽ giúp quá trình mở rộng kinh doanh thuận lợi hơn và tránh những thủ tục phát sinh không đáng có.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị mở thêm chi nhánh nhưng chưa chắc hồ sơ đã đúng, chi phí cần bao nhiêu hoặc sau khi thành lập phải làm những gì, Kế Toán DHP có thể cùng bạn rà soát và thực hiện từng bước. Không chỉ hỗ trợ hoàn tất thủ tục thành lập, DHP còn đồng hành ở các công việc kế toán – thuế phía sau để doanh nghiệp có thể tập trung vào điều quan trọng hơn: đưa chi nhánh mới vào hoạt động và tiếp tục phát triển kinh doanh.