Kinh doanh phòng trọ là mô hình tạo nguồn thu tương đối ổn định, đặc biệt tại những khu vực tập trung đông sinh viên, người lao động và khu công nghiệp. Tuy nhiên, trước khi đưa phòng trọ vào hoạt động, chủ cơ sở cần xác định đúng mình phải đăng ký kinh doanh theo hình thức nào, cần đáp ứng điều kiện về xây dựng, phòng cháy chữa cháy ra sao và có phát sinh thêm giấy phép chuyên ngành hay không.
Vậy giấy phép kinh doanh nhà trọ thực chất là giấy tờ gì? Kinh doanh một vài phòng trọ có cần đăng ký không? Hồ sơ, thủ tục và nghĩa vụ thuế năm 2026 được thực hiện như thế nào? Kế Toán DHP sẽ giải đáp từng vấn đề dưới đây.
Mục lục
1. Giấy phép kinh doanh nhà trọ là gì?
Giấy phép kinh doanh nhà trọ là cách gọi phổ biến của người dân đối với các giấy tờ pháp lý cần thiết để tổ chức hoạt động kinh doanh, cho thuê phòng trọ hợp pháp. Pháp luật hiện hành không quy định một loại giấy tờ có tên chính thức là “Giấy phép kinh doanh nhà trọ” áp dụng chung cho mọi trường hợp.
Nếu chủ nhà tổ chức hoạt động dưới hình thức hộ kinh doanh, giấy tờ đăng ký kinh doanh cơ bản là Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
Theo khoản 1 Điều 85 Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh là văn bản bằng bản giấy hoặc bản điện tử do Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã cấp cho hộ kinh doanh, ghi nhận các thông tin đăng ký của hộ. Giấy chứng nhận này đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký thuế của hộ kinh doanh.
Đặc biệt, khoản 4 Điều 85 Nghị định 168/2025/NĐ-CP xác định rõ Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh không phải là giấy phép kinh doanh.
Do đó, khi tìm kiếm “xin giấy phép kinh doanh nhà trọ”, chủ nhà cần hiểu đây có thể là một nhóm thủ tục pháp lý chứ không đơn thuần là xin một giấy phép duy nhất. Tùy quy mô, cách thức khai thác và tính chất công trình, cơ sở có thể phải thực hiện thủ tục đăng ký hộ kinh doanh hoặc thành lập doanh nghiệp, đồng thời đáp ứng các quy định liên quan đến xây dựng, phòng cháy chữa cháy và các điều kiện chuyên ngành tương ứng.
2. Kinh doanh phòng trọ có cần phải đi xin Giấy phép hay không?
Thông thường, khi hoạt động cho thuê phòng được tổ chức dưới hình thức kinh doanh thường xuyên, chủ cơ sở cần xem xét đăng ký hộ kinh doanh hoặc thành lập doanh nghiệp phù hợp với mô hình hoạt động.
Khoản 3 Điều 82 Nghị định 168/2025/NĐ-CP chỉ quy định một số nhóm không phải đăng ký hộ kinh doanh gồm hộ gia đình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, làm muối, người bán hàng rong, quà vặt, buôn chuyến, kinh doanh lưu động, kinh doanh thời vụ và người làm dịch vụ có thu nhập thấp, trừ trường hợp kinh doanh ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.
Hoạt động kinh doanh phòng trọ không được liệt kê riêng là trường hợp mặc nhiên được miễn đăng ký hộ kinh doanh. Vì vậy, không nên hiểu rằng cứ cho thuê ít phòng hoặc doanh thu thấp là tự động được miễn đăng ký.
Tuy nhiên, cần phân biệt giữa cho thuê tài sản thông thường và kinh doanh dịch vụ lưu trú. Cách thức vận hành, đối tượng khách thuê, thời gian thuê và các dịch vụ đi kèm có thể làm phát sinh những nghĩa vụ pháp lý khác nhau.
Nếu chưa xác định mô hình của mình thuộc trường hợp nào, chủ nhà nên kiểm tra ngay từ đầu thay vì đợi đến khi cơ quan quản lý kiểm tra mới bổ sung thủ tục.
3. Điều kiện để được cấp giấy phép kinh doanh nhà trọ
Để hoạt động kinh doanh phòng trọ đúng quy định, chủ cơ sở không chỉ quan tâm đến việc đăng ký hộ kinh doanh mà còn cần xem xét các điều kiện kinh doanh nhà trọ liên quan đến chính chủ thể kinh doanh và công trình sử dụng để cho thuê.
- Thứ nhất, đáp ứng điều kiện đăng ký hộ kinh doanh. Theo Điều 85 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh khi ngành nghề đăng ký không thuộc ngành nghề bị cấm đầu tư kinh doanh, tên hộ kinh doanh được đặt đúng quy định, hồ sơ hợp lệ và đã hoàn thành lệ phí theo quy định.
- Thứ hai, địa điểm kinh doanh phải hợp pháp. Địa chỉ sử dụng làm trụ sở và địa điểm kinh doanh cần được xác định rõ. Chủ nhà cũng cần kiểm tra mục đích sử dụng công trình và các giấy tờ về nhà, đất để tránh trường hợp đăng ký kinh doanh nhưng công trình thực tế lại không đáp ứng điều kiện để khai thác theo mục đích dự kiến.
- Thứ ba, bảo đảm quy định về xây dựng. Trường hợp xây mới, cải tạo, sửa chữa hoặc thay đổi công năng công trình, chủ đầu tư cần xác định công trình có thuộc diện phải xin giấy phép xây dựng hay được miễn giấy phép theo pháp luật xây dựng hiện hành.
- Thứ tư, đáp ứng yêu cầu về phòng cháy chữa cháy. Nhà trọ phải thực hiện các yêu cầu về PCCC tương ứng với loại hình, quy mô và đặc điểm của công trình theo pháp luật về phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ.
- Thứ năm, đáp ứng điều kiện chuyên ngành nếu mô hình hoạt động thuộc ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Đây là điểm chủ nhà cần đặc biệt lưu ý khi mô hình thực tế không đơn thuần là cho thuê nhà dài hạn mà có tính chất cung cấp dịch vụ lưu trú.
Như vậy, việc có Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh không đồng nghĩa cơ sở đã hoàn tất tất cả điều kiện để đưa nhà trọ vào hoạt động.
4. Hồ sơ và quy trình thủ tục đăng ký giấy phép kinh doanh nhà trọ
Thủ tục xin giấy phép kinh doanh phòng trọ nên được thực hiện theo từng nhóm công việc thay vì hiểu là một thủ tục duy nhất. Với mô hình xây nhà trọ để khai thác cho thuê, chủ đầu tư nên kiểm tra lần lượt thủ tục xây dựng, đăng ký kinh doanh, PCCC và các điều kiện chuyên ngành phát sinh.
4.1 Thủ tục xin phép xây dựng nhà trọ
Nếu dự định xây mới công trình để làm nhà trọ hoặc công trình nhiều tầng, nhiều căn hộ cho thuê, chủ đầu tư cần kiểm tra quy hoạch, mục đích sử dụng đất, thiết kế công trình và trường hợp có phải xin giấy phép xây dựng hay không trước khi thi công.
Về cơ bản, quy trình thường gồm:
- Bước 1: Kiểm tra thông tin pháp lý của quyền sử dụng đất và quy hoạch tại vị trí dự kiến xây dựng.
- Bước 2: Xác định quy mô công trình, công năng sử dụng và các yêu cầu kỹ thuật có liên quan.
- Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp giấy phép xây dựng nếu công trình thuộc trường hợp phải có giấy phép.
- Bước 4: Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại địa phương.
- Bước 5: Nhận kết quả, tổ chức thi công theo đúng giấy phép và hồ sơ thiết kế được chấp thuận.
Đặc biệt, không nên mặc định mọi công trình nhiều phòng cho thuê đều có thể đăng ký hoặc xây dựng theo mô hình. Quy mô và tính chất công trình cần được đối chiếu với pháp luật về nhà ở, xây dựng và PCCC trước khi triển khai.
4.2 Thủ tục đăng ký kinh doanh phòng trọ
Đối với mô hình quy mô nhỏ do cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình thực hiện, hộ kinh doanh thường là hình thức được lựa chọn vì cơ cấu quản lý tương đối đơn giản.
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, người đăng ký có thể thực hiện thủ tục trực tiếp, qua dịch vụ bưu chính hoặc qua mạng thông tin điện tử.
Quy trình cơ bản gồm:
- Bước 1: Xác định chủ hộ kinh doanh, tên hộ, địa chỉ trụ sở, ngành nghề và các thông tin đăng ký.
- Bước 2: Chuẩn bị một bộ hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh theo quy định.
- Bước 3: Nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã có thẩm quyền hoặc thực hiện đăng ký trực tuyến.
- Bước 4: Cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.
- Bước 5: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện.
Một thay đổi đáng chú ý là theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thẩm quyền đăng ký hộ kinh doanh hiện thuộc Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã, vì vậy không nên tiếp tục sử dụng các hướng dẫn cũ ghi chung là nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện.
Sau khi được cấp đăng ký, chủ hộ tiếp tục kiểm tra nghĩa vụ về thuế, hóa đơn, PCCC và những điều kiện khác liên quan trực tiếp đến mô hình nhà trọ.
4.3 Thủ tục xin giấy phép phòng cháy chữa cháy cho nhà trọ
PCCC là một trong những nội dung đặc biệt quan trọng đối với nhà trọ, nhà nhiều tầng, nhiều căn hộ và các công trình có mật độ người cư trú cao. Tuy nhiên, không phải mọi nhà trọ đều thực hiện cùng một thủ tục mang tên “xin giấy phép PCCC”.
Nghĩa vụ cụ thể phụ thuộc vào loại công trình, quy mô, chiều cao, diện tích và tính chất sử dụng. Từng trường hợp có thể phát sinh các yêu cầu khác nhau như bảo đảm điều kiện an toàn PCCC trong quá trình hoạt động, trang bị phương tiện PCCC, xây dựng phương án xử lý tình huống hoặc thực hiện thủ tục về thiết kế, nghiệm thu PCCC nếu thuộc đối tượng pháp luật quy định.
Vì vậy, trước khi xây mới hoặc đưa một tòa nhà nhiều phòng vào kinh doanh, chủ đầu tư nên xác định yêu cầu PCCC ngay từ giai đoạn thiết kế, thay vì xây dựng hoàn chỉnh rồi mới xử lý hồ sơ. Điều này giúp hạn chế nguy cơ phải cải tạo lại hệ thống kỹ thuật và phát sinh thêm chi phí.
4.4 Thủ tục xin giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự cho nhà trọ
Đây là nội dung rất dễ bị nhầm lẫn khi làm giấy phép kinh doanh nhà trọ. Không nên mặc định rằng mọi hoạt động cho thuê phòng trọ dài hạn đều phải xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự.
Nghị định 96/2016/NĐ-CP điều chỉnh các ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện về an ninh, trật tự, trong đó có kinh doanh dịch vụ lưu trú. Vì vậy, trước khi chuẩn bị hồ sơ xin giấy chứng nhận này, cần xác định hoạt động thực tế của cơ sở có thuộc phạm vi kinh doanh dịch vụ lưu trú theo quy định hay chỉ là hoạt động cho thuê tài sản thông thường.
Nếu thuộc trường hợp kinh doanh dịch vụ lưu trú phải đáp ứng điều kiện về an ninh, trật tự, cơ sở cần kiểm tra điều kiện của người chịu trách nhiệm, điều kiện PCCC và chuẩn bị hồ sơ theo quy định trước khi thực hiện thủ tục với cơ quan Công an có thẩm quyền.
Việc phân loại đúng ngay từ đầu sẽ tránh tình trạng chủ nhà làm thừa thủ tục hoặc ngược lại, thiếu giấy tờ bắt buộc khi cơ sở đi vào hoạt động.
5. Cách tính thuế đối với kinh doanh nhà trọ
Từ năm 2026, chính sách thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã có những thay đổi quan trọng. Vì vậy, không nên tiếp tục áp dụng máy móc các hướng dẫn tính thuế nhà trọ của những năm trước.
Đối với cá nhân, hộ kinh doanh cho thuê nhà, cho thuê tài sản, cần xác định tổng doanh thu thực tế phát sinh trong năm. Theo chính sách áp dụng từ năm 2026, trường hợp doanh thu trong năm không vượt quá 500 triệu đồng thì thuộc diện không phải nộp thuế GTGT và thuế TNCN.
Khi doanh thu vượt ngưỡng này, nghĩa vụ thuế cần được xác định theo quy định áp dụng cho hoạt động cho thuê tài sản và phương pháp tính thuế tương ứng. Ví dụ, nếu một chủ nhà có 10 phòng, giá thuê trung bình 3 triệu đồng/phòng/tháng và tất cả các phòng đều được thuê đủ 12 tháng:
Doanh thu năm = 10 × 3 triệu đồng × 12 tháng = 360 triệu đồng.
Doanh thu này chưa vượt ngưỡng 500 triệu đồng/năm. Tuy nhiên, chủ kinh doanh vẫn cần thực hiện các nghĩa vụ khai báo, kê khai và quản lý thuế thuộc trường hợp của mình theo quy định.
Ngoài ra, từ ngày 01/01/2026, lệ phí môn bài đã được chấm dứt, đây cũng là điểm chủ nhà trọ cần cập nhật khi dự tính chi phí thuế cho hoạt động kinh doanh.
6. Mức xử phạt khi kinh doanh nhà trọ không có giấy phép
Mức xử phạt không có giấy phép kinh doanh nhà trọ phụ thuộc vào hành vi vi phạm thực tế. Một số mức phạt chủ nhà trọ cần lưu ý:
- Không đăng ký hộ kinh doanh khi thuộc trường hợp phải đăng ký: phạt từ 5 – 10 triệu đồng, đồng thời buộc thực hiện đăng ký hộ kinh doanh theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
- Kinh doanh dịch vụ lưu trú khi chưa có Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự trong trường hợp bắt buộc: cá nhân có thể bị phạt 10 – 20 triệu đồng theo Nghị định 282/2025/NĐ-CP.
- Vi phạm quy định PCCC: tùy hành vi và mức độ, mức phạt có thể từ vài triệu đến 50 triệu đồng, một số trường hợp còn có thể bị đình chỉ hoạt động theo Nghị định 106/2025/NĐ-CP.
Như vậy, nếu kinh doanh nhà trọ thuộc diện phải đăng ký hộ kinh doanh nhưng không thực hiện, mức phạt trực tiếp là 5 – 10 triệu đồng. Nếu đồng thời vi phạm về PCCC hoặc điều kiện an ninh, trật tự, chủ cơ sở có thể bị xử lý thêm theo từng hành vi
7. Dịch vụ tư vấn và đăng ký giấy phép kinh doanh nhà trọ trọn gói
Thủ tục mở nhà trọ nhìn qua có vẻ đơn giản, nhưng khó khăn thường nằm ở việc xác định chính xác cơ sở cần làm những thủ tục nào. Có trường hợp chỉ cần hoàn thiện đăng ký kinh doanh và nghĩa vụ thuế, nhưng cũng có mô hình phải rà soát thêm vấn đề xây dựng, PCCC và điều kiện chuyên ngành.
Nếu bạn đang chuẩn bị kinh doanh phòng trọ tại TP.HCM nhưng chưa biết nên đăng ký hộ kinh doanh hay doanh nghiệp, Kế Toán DHP hỗ trợ tư vấn và thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh phù hợp với mô hình thực tế.
Dịch vụ giấy phép kinh doanh nhà trọ tại Kế Toán DHP tập trung hỗ trợ:
- Tư vấn lựa chọn hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp phù hợp với quy mô hoạt động
- Kiểm tra thông tin trước khi lập hồ sơ đăng ký
- Soạn hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh hoặc thành lập doanh nghiệp
- Đại diện thực hiện thủ tục theo phạm vi ủy quyền
- Theo dõi quá trình xử lý hồ sơ và hỗ trợ bổ sung khi có yêu cầu
- Tư vấn các thủ tục thuế cần thực hiện sau khi đăng ký
- Hướng dẫn xác định những điều kiện pháp lý khác cần kiểm tra trước khi đưa cơ sở vào hoạt động
Điểm quan trọng là Kế Toán DHP không chỉ hỗ trợ làm một tờ giấy đăng ký, mà hướng đến việc giúp khách hàng xác định đúng thủ tục cần thực hiện ngay từ đầu, tránh làm thiếu, làm sai hoặc mất thời gian thực hiện những giấy tờ không thuộc trường hợp của mình.
Nếu bạn đang xây nhà trọ, chuẩn bị đưa dãy phòng vào cho thuê hoặc đã kinh doanh nhưng chưa hoàn thiện thủ tục đăng ký, hãy liên hệ Kế Toán DHP để được kiểm tra trường hợp cụ thể và hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ tại TP.HCM.
Giấy phép kinh doanh nhà trọ không phải tên pháp lý của một giấy phép duy nhất. Tùy hình thức và quy mô hoạt động, chủ cơ sở có thể phải đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, đồng thời kiểm tra các quy định về xây dựng, PCCC, thuế và điều kiện chuyên ngành có liên quan.
Đặc biệt, từ năm 2025–2026 đã có nhiều quy định mới về đăng ký hộ kinh doanh và chính sách thuế. Vì vậy, việc sử dụng các hướng dẫn cũ có thể dẫn đến sai cơ quan tiếp nhận, sai nghĩa vụ thuế hoặc hiểu nhầm về loại giấy phép cần thực hiện.
Nếu bạn muốn bắt đầu kinh doanh phòng trọ tại TP.HCM nhưng chưa biết hồ sơ nào thực sự cần thiết, Kế Toán DHP có thể đồng hành từ bước tư vấn mô hình, chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh đến hướng dẫn các thủ tục thuế sau thành lập, giúp hoạt động kinh doanh được triển khai đúng quy định và thuận lợi hơn.
